SharePoint 2010 es una plataforma de colaboración y gestión de contenido que permite a las organizaciones crear y administrar sitios web, listas y bibliotecas para compartir información, colaborar en proyectos y automatizar procesos de negocio. Un componente fundamental de SharePoint 2010 son las columnas, que se utilizan para organizar y estructurar los datos en las listas y bibliotecas.
Introducción a las columnas en SharePoint 2010
Las columnas en SharePoint 2010 son campos que definen los tipos de datos que se pueden almacenar en una lista o biblioteca. Cada columna representa un atributo específico de los elementos de la lista, como el nombre de un empleado, la fecha de un evento o el estado de un proyecto. Al crear una lista o biblioteca, se pueden agregar columnas para capturar la información relevante y organizar los datos de manera eficiente.
Tipos de columnas en SharePoint 2010
SharePoint 2010 ofrece una amplia gama de tipos de columnas para satisfacer las necesidades de diferentes escenarios de gestión de información. Los tipos de columnas más comunes se describen a continuación⁚
1. Columna de texto simple
La columna de texto simple es la más básica y permite almacenar texto sin formato. Se utiliza para capturar información como nombres, direcciones, descripciones cortas o cualquier texto que no requiera un formato específico.
2. Columna de texto enriquecido
La columna de texto enriquecido permite almacenar texto formateado, incluyendo estilos de texto, imágenes, tablas y otros elementos multimedia. Es útil para crear entradas de blog, artículos o cualquier contenido que requiera un formato visual atractivo.
3. Columna de número
La columna de número se utiliza para almacenar valores numéricos, como cantidades, precios, porcentajes o cualquier otro dato que pueda representarse numéricamente.
4. Columna de fecha y hora
La columna de fecha y hora permite almacenar fechas y horas, lo que es útil para registrar eventos, plazos o cualquier información que requiera un seguimiento temporal.
5. Columna de elección
La columna de elección permite seleccionar un valor de una lista predefinida de opciones. Se utiliza para crear campos de selección múltiple o para limitar las entradas a un conjunto específico de valores.
6. Columna de persona o grupo
La columna de persona o grupo permite seleccionar usuarios o grupos de SharePoint. Se utiliza para asignar tareas, controlar el acceso a la información o gestionar la colaboración entre usuarios.
7. Columna de hipervínculo
La columna de hipervínculo permite almacenar URL, lo que es útil para enlazar a sitios web, documentos o cualquier otro recurso externo.
8. Columna de cálculo
La columna de cálculo permite crear campos que se calculan a partir de otros campos en la lista. Se utiliza para generar valores derivados, como el total de un pedido o el promedio de una serie de números.
9. Columna de búsqueda
La columna de búsqueda permite buscar información en otras listas o bibliotecas de SharePoint. Se utiliza para crear relaciones entre diferentes conjuntos de datos o para buscar información específica dentro de una lista.
10. Columna de contenido gestionado
La columna de contenido gestionado se utiliza para almacenar archivos multimedia, como imágenes, vídeos o documentos. Permite gestionar el almacenamiento y la recuperación de archivos multimedia de manera eficiente.
11. Columna de ubicación
La columna de ubicación permite almacenar coordenadas geográficas, lo que es útil para representar datos en mapas o para realizar análisis espaciales.
12. Columna de tipo de contenido
La columna de tipo de contenido permite definir diferentes tipos de contenido dentro de una lista o biblioteca. Se utiliza para organizar los datos en categorías específicas, como artículos, noticias o eventos.
13. Columna de aprobación
La columna de aprobación permite gestionar el flujo de trabajo de aprobación de elementos de la lista. Se utiliza para solicitar la aprobación de un documento o para gestionar el proceso de revisión de un proyecto.
14. Columna de versión
La columna de versión permite gestionar las versiones de los elementos de la lista. Se utiliza para controlar los cambios realizados en los documentos o para restaurar versiones anteriores de un elemento.
15. Columna de flujo de trabajo
La columna de flujo de trabajo permite iniciar flujos de trabajo personalizados para automatizar procesos de negocio. Se utiliza para gestionar tareas, aprobar solicitudes o enviar notificaciones a los usuarios.
Configuración y personalización de columnas
Las columnas en SharePoint 2010 se pueden configurar y personalizar para satisfacer las necesidades específicas de cada sitio o lista. La configuración de las columnas incluye opciones como⁚
1. Nombre de la columna
El nombre de la columna es el nombre que se muestra en la interfaz de usuario. Se debe elegir un nombre claro y conciso que describa el propósito de la columna.
2. Tipo de columna
El tipo de columna determina el tipo de datos que se pueden almacenar en la columna. Se debe seleccionar el tipo de columna que se ajuste al tipo de datos que se va a capturar.
3. Descripción
La descripción proporciona información adicional sobre el propósito de la columna. Se puede utilizar para explicar cómo se debe rellenar la columna o para proporcionar ejemplos de valores válidos.
4. Validación
La validación se utiliza para garantizar que los datos introducidos en la columna son correctos y cumplen con los requisitos establecidos. Se pueden establecer reglas de validación para comprobar la longitud del texto, el rango de valores numéricos o la validez de las fechas.
5. Opciones de columna
Las opciones de columna permiten configurar el comportamiento de la columna, como la visibilidad en la interfaz de usuario, el orden de las columnas, la posibilidad de editar la columna o la posibilidad de filtrar los datos por la columna.
Importancia de las columnas en SharePoint 2010
Las columnas juegan un papel crucial en la gestión de información en SharePoint 2010. Son esenciales para⁚
1. Organización de los datos
Las columnas permiten organizar los datos en listas y bibliotecas de manera lógica y eficiente. Al definir columnas para atributos específicos, se puede estructurar la información de forma que sea fácil de encontrar, comprender y gestionar.
2. Gestión de contenido
Las columnas se utilizan para gestionar el contenido de las listas y bibliotecas, como documentos, imágenes, vídeos o cualquier otro tipo de archivo. Las columnas permiten controlar el acceso a la información, gestionar las versiones de los archivos y realizar otras tareas de gestión de contenido.
3. Desarrollo de aplicaciones
Las columnas se utilizan como base para el desarrollo de aplicaciones personalizadas en SharePoint 2010. Se pueden utilizar para crear formularios, flujos de trabajo y otras aplicaciones que interactúan con los datos almacenados en las listas y bibliotecas.
4. Personalización de sitios
Las columnas se pueden utilizar para personalizar la apariencia y la funcionalidad de los sitios de SharePoint 2010. Se pueden utilizar para crear vistas personalizadas, filtros, formularios y otras características que se adaptan a las necesidades específicas de cada sitio.
Conclusión
Las columnas son un componente esencial de SharePoint 2010 y juegan un papel fundamental en la gestión de información, la colaboración y la automatización de procesos de negocio. Al comprender los diferentes tipos de columnas y sus opciones de configuración, los usuarios pueden crear listas y bibliotecas personalizadas que se adapten a sus necesidades específicas y mejorar la eficiencia de su trabajo en SharePoint 2010.
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