SharePoint 2016 es una plataforma de colaboración y gestión de contenido potente que ofrece una amplia gama de características para mejorar la productividad y la comunicación en las organizaciones. Una de las características clave de SharePoint 2016 es la capacidad de agregar aplicaciones, que amplían la funcionalidad del sitio y proporcionan soluciones personalizadas para necesidades específicas. Este artículo explora el proceso de agregar aplicaciones a su sitio de SharePoint 2016, brindando una guía paso a paso para aprovechar al máximo esta característica.
Introducción a las aplicaciones de SharePoint
Las aplicaciones de SharePoint son pequeñas piezas de software que se integran con su sitio de SharePoint, proporcionando funciones adicionales y mejorando la experiencia del usuario. Estas aplicaciones se pueden instalar desde el Catálogo de aplicaciones de SharePoint o cargarse desde fuentes externas. Las aplicaciones de SharePoint están diseñadas para abordar una variedad de necesidades, incluyendo⁚
- Gestión de contenido⁚ Las aplicaciones de gestión de contenido ayudan a organizar, almacenar y administrar archivos, documentos y otros activos digitales. Pueden proporcionar funciones como control de versiones, flujo de trabajo de aprobación, gestión de metadatos y búsqueda avanzada.
- Colaboración en equipo⁚ Las aplicaciones de colaboración en equipo mejoran la comunicación y la coordinación entre los miembros del equipo. Pueden proporcionar funciones como chats en tiempo real, tableros de tareas, gestión de proyectos y calendarios compartidos.
- Automatización de procesos⁚ Las aplicaciones de automatización de procesos permiten a los usuarios automatizar tareas repetitivas y optimizar los flujos de trabajo. Pueden integrar sistemas externos, ejecutar scripts y automatizar acciones basadas en eventos específicos.
- Análisis e informes⁚ Las aplicaciones de análisis e informes proporcionan información sobre el rendimiento del sitio, el uso de los usuarios y otras métricas relevantes. Pueden generar informes personalizados, gráficos y visualizaciones de datos para ayudar a tomar decisiones informadas.
- Personalización⁚ Las aplicaciones de personalización permiten a los usuarios adaptar la apariencia y la funcionalidad del sitio de SharePoint a sus necesidades específicas. Pueden modificar la interfaz de usuario, agregar widgets personalizados y personalizar la experiencia general del usuario.
Tipos de aplicaciones de SharePoint
Las aplicaciones de SharePoint se pueden clasificar en diferentes tipos según su origen y funcionalidad⁚
- Aplicaciones de SharePoint Store⁚ Estas aplicaciones están disponibles en el Catálogo de aplicaciones de SharePoint y se pueden instalar directamente desde el sitio de SharePoint. Son desarrolladas por Microsoft o por proveedores externos y ofrecen una amplia gama de funciones.
- Aplicaciones personalizadas⁚ Estas aplicaciones se desarrollan internamente o por un proveedor externo para satisfacer necesidades específicas que no están cubiertas por las aplicaciones de SharePoint Store. Pueden integrarse con sistemas heredados, acceder a datos específicos o proporcionar funciones personalizadas.
- Aplicaciones de terceros⁚ Estas aplicaciones son desarrolladas por proveedores externos y se pueden integrar con SharePoint a través de API o SDK. Pueden proporcionar funcionalidades específicas como integración con sistemas de CRM, gestión de redes sociales o análisis de datos.
Agregar aplicaciones desde el Catálogo de aplicaciones
Agregar aplicaciones desde el Catálogo de aplicaciones de SharePoint es un proceso sencillo que se puede realizar en unos pocos pasos⁚
- Iniciar sesión en su sitio de SharePoint⁚ Inicie sesión en su sitio de SharePoint con sus credenciales de usuario.
- Acceder al Catálogo de aplicaciones⁚ Navegue hasta el Catálogo de aplicaciones de SharePoint. Puede acceder al Catálogo de aplicaciones desde el menú “Configuración del sitio” o haciendo clic en el enlace “Catálogo de aplicaciones” en la barra de navegación.
- Buscar la aplicación⁚ Utilice la barra de búsqueda para encontrar la aplicación que desea instalar. Puede buscar por nombre, categoría o palabras clave.
- Seleccionar la aplicación⁚ Haga clic en el icono de la aplicación para ver su descripción, características y requisitos. También puede revisar las calificaciones y comentarios de otros usuarios.
- Instalar la aplicación⁚ Si la aplicación cumple con sus requisitos, haga clic en el botón “Agregar” para instalarla en su sitio de SharePoint.
- Configurar la aplicación⁚ Una vez instalada, es posible que deba configurar la aplicación para que funcione correctamente. Esto puede incluir proporcionar información de configuración, conectar la aplicación a otras fuentes de datos o definir permisos de acceso.
Cargar aplicaciones desde fuentes externas
Si la aplicación que necesita no está disponible en el Catálogo de aplicaciones de SharePoint, puede cargarla desde una fuente externa. Para cargar aplicaciones desde fuentes externas, siga estos pasos⁚
- Obtener el paquete de la aplicación⁚ Descargue el paquete de la aplicación desde el sitio web del proveedor o de una fuente confiable.
- Acceder a la configuración del sitio⁚ Inicie sesión en su sitio de SharePoint y acceda a la configuración del sitio.
- Cargar la aplicación⁚ En la sección “Aplicaciones del sitio”, haga clic en “Cargar una aplicación”.
- Seleccionar el paquete de la aplicación⁚ Seleccione el paquete de la aplicación que descargó y haga clic en “Cargar”.
- Configurar la aplicación⁚ Una vez cargada, es posible que deba configurar la aplicación para que funcione correctamente. Esto puede incluir proporcionar información de configuración, conectar la aplicación a otras fuentes de datos o definir permisos de acceso.
Consideraciones al agregar aplicaciones
Al agregar aplicaciones a su sitio de SharePoint, es importante tener en cuenta los siguientes puntos⁚
- Requisitos del sistema⁚ Asegúrese de que su sitio de SharePoint cumpla con los requisitos del sistema de la aplicación. Esto incluye la versión de SharePoint, el sistema operativo y los recursos del servidor.
- Permisos de acceso⁚ Es importante definir permisos de acceso para la aplicación para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a sus funciones. Puede establecer permisos a nivel de sitio, a nivel de lista o a nivel de elemento individual.
- Integración con otros sistemas⁚ Si la aplicación necesita integrarse con otros sistemas, como bases de datos, aplicaciones de terceros o servicios en la nube, asegúrese de que la integración sea compatible y funcione correctamente.
- Seguridad y privacidad⁚ La seguridad y la privacidad de los datos son cruciales al agregar aplicaciones a su sitio de SharePoint. Asegúrese de que la aplicación sea segura y cumpla con las políticas de seguridad de su organización.
- Mantenimiento y actualizaciones⁚ La aplicación puede requerir mantenimiento y actualizaciones periódicas para garantizar su estabilidad y seguridad. Asegúrese de que tenga un plan para administrar las actualizaciones y el mantenimiento de la aplicación.
Ejemplos de aplicaciones de SharePoint
Aquí se presentan algunos ejemplos de aplicaciones de SharePoint que pueden mejorar la productividad y la colaboración en su organización⁚
- Microsoft Forms⁚ Esta aplicación permite crear encuestas, cuestionarios y formularios para recopilar datos de los usuarios. Es una herramienta útil para realizar encuestas de satisfacción, recopilar información de los empleados o administrar solicitudes de asistencia.
- Microsoft Power Automate⁚ Esta aplicación permite automatizar tareas repetitivas y optimizar los flujos de trabajo. Puede automatizar tareas como la aprobación de documentos, la creación de informes o la actualización de bases de datos.
- Microsoft Planner⁚ Esta aplicación proporciona una herramienta de gestión de tareas para equipos. Permite crear tableros de tareas, asignar tareas a los miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso.
- Microsoft Teams⁚ Esta aplicación proporciona una plataforma de comunicación y colaboración para equipos. Permite chatear, realizar videollamadas, compartir archivos y colaborar en documentos.
- SharePoint Lists⁚ Esta aplicación permite crear listas personalizadas para organizar y administrar datos. Puede crear listas para administrar contactos, proyectos, tareas o cualquier otro tipo de información.
Conclusión
Agregar aplicaciones a su sitio de SharePoint 2016 es una forma eficaz de mejorar la funcionalidad, la productividad y la colaboración en su organización. Al aprovechar el Catálogo de aplicaciones de SharePoint o cargar aplicaciones desde fuentes externas, puede encontrar soluciones personalizadas para necesidades específicas. Al considerar cuidadosamente los requisitos del sistema, los permisos de acceso, la seguridad y la integración, puede garantizar que las aplicaciones que agregue sean seguras, confiables y brinden un valor real a su organización.
La inclusión de ejemplos de aplicaciones específicas dentro de cada categoría facilita la comprensión de los beneficios y las posibilidades que ofrecen las aplicaciones de SharePoint 2016. Se recomienda agregar información sobre las opciones de personalización y configuración avanzada de las aplicaciones.
La descripción de las aplicaciones de SharePoint 2016 como herramientas para mejorar la productividad y la comunicación es precisa y refleja su importancia para las organizaciones. Se sugiere incluir información sobre las mejores prácticas para la selección e implementación de aplicaciones.
Se agradece la mención de la posibilidad de cargar aplicaciones desde fuentes externas, lo que amplía las opciones de personalización y permite integrar soluciones específicas a las necesidades de cada organización. La información sobre la seguridad y la gestión de permisos de las aplicaciones es crucial para garantizar un uso responsable y eficiente.
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